Zásady ochrany osobních údajů
Správcem osobních údajů je SVČ – DOMEČEK HOŘOVICE, Vrbnovská 28, 268 01 Hořovice, IČO: 75085071 (dále jen „správce"). Tyto zásady popisují, co o vás a o vašich dětech zpracováváme, proč, jak dlouho a co s tím můžete dělat.
1. Jaké osobní údaje zpracováváme
Zpracováváme pouze údaje, které nám sami poskytnete, případně vzniknou používáním webu.
Účet v sekci Můj Domeček
Jméno, příjmení, e-mailová adresa a telefon. Heslo nepoužíváme – přihlašujete se jednorázovým kódem, který vám pošleme e-mailem, takže žádné heslo neukládáme ani nemáme kde ztratit.
Účastník činnosti
Jméno, příjmení, datum a místo narození, pohlaví, státní občanství, adresa bydliště, stupeň vzdělání a kontaktní údaje. U nezletilého navíc jméno a kontakt zákonného zástupce a kontakt pro případ nouze (jméno, telefon, vztah k dítěti).
Rodné číslo zpracováváme, protože je povinným údajem školní matriky. V databázi je uložené zašifrované a v systému k němu má přístup jen úzký okruh pracovníků, kteří matriku vedou – vedoucí kroužku ho nevidí.
Údaje o zdravotním stavu
U přihlášky se ptáme na alergie, pravidelně užívané léky, zdravotní pojišťovnu a u táborů na zdravotní omezení a dietu. Jde o zvláštní kategorii osobních údajů a zpracováváme je výhradně proto, abychom dokázali zajistit bezpečnost účastníka a poskytnout mu první pomoc.
Přístup k nim mají pouze pracovníci, kteří je k tomu potřebují: kancelář a vedoucí pouze u účastníků svých vlastních činností, ne u ostatních dětí v systému. Šest měsíců po skončení činnosti tyto údaje odstraňujeme z evidence účastníka i z přihlášky; v přihlášce zůstane na jejich místě věta o tom, že byly odstraněny (viz bod 6).
Přihláška a její průběh
U každé přihlášky si ukládáme, pod kterým účtem vznikla, kdy byla odeslána a přesné znění podmínek účasti a těchto zásad, se kterým jste ji odeslali. Pokud přihlášku elektronicky podepíšete, uložíme také datum a čas podpisu, jméno podepisujícího a v jakém postavení jedná (rodič, jiný zákonný zástupce, zmocněnec, zletilý účastník). Změny provedené po odeslání se zaznamenávají, aby bylo zpětně doložitelné, co jste odsouhlasili.
Záznamy o přihlašování a provozu
Při každém přihlášení do účtu zaznamenáváme e-mailovou adresu, IP adresu, označení prohlížeče a čas. Slouží to k ochraně účtů před zneužitím a k doložení, kdo přihlášku podal.
Další údaje podle toho, co na webu děláte
- zprávy v sekci Můj Domeček a e-maily, které vám odešleme,
- docházka a záznamy o účasti na schůzkách,
- platby, jejich stav a párování s bankovními příkazy,
- objednávky v e-shopu a rezervace prostor,
- obsah kontaktního formuláře.
2. Proč údaje zpracováváme a z jakého titulu
| Účel | Právní základ |
|---|---|
| Přihlášení do kroužku, tábora nebo na akci, úplata za ni | plnění smlouvy – čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR |
| Vedení školní matriky a další dokumentace školského zařízení | plnění právní povinnosti – čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR, § 28 školského zákona |
| Účetnictví a daňová evidence | plnění právní povinnosti – čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR |
| Zajištění bezpečnosti účastníka (zdravotní údaje, kontakt pro případ nouze) | ochrana životně důležitých zájmů – čl. 9 odst. 2 písm. c) GDPR |
| Provoz a zabezpečení webu, ochrana účtů, doložitelnost přihlášek | oprávněný zájem – čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR |
| Zveřejňování fotografií a videozáznamů | váš souhlas – čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR |
U údajů, které zpracováváme z výše uvedených zákonných či smluvních důvodů, souhlas nevyžadujeme ani nepoužíváme – bez nich bychom činnost nemohli poskytnout ani vést povinnou dokumentaci. V přihlášce proto potvrzujete pouze to, že jste se s těmito informacemi seznámili.
3. Fotografie a videozáznamy
Souhlas se zveřejňováním fotografií a videozáznamů je samostatný, dobrovolný a předem nezaškrtnutý. Není podmínkou přijetí do žádné činnosti a jeho neudělení nemá na účast žádný vliv.
Souhlas můžete kdykoli odvolat – napište na recepce@domecekhorovice.cz nebo jej změňte u přihlášky v sekci Můj Domeček. Odvolání působí do budoucna; už zveřejněné materiály na jeho základě z webu a sociálních sítí stáhneme, u tištěných materiálů to podle povahy nemusí být možné.
4. Cookies a měření návštěvnosti
Cookies jsou malé soubory, které web ukládá do vašeho prohlížeče. Nezbytné používáme vždy, ostatní pouze s vaším souhlasem. Souhlas můžete kdykoli změnit nebo odvolat odkazem „Nastavení cookies" v zápatí stránky.
| Cookie | Kategorie | Účel | Platnost |
|---|---|---|---|
| PHPSESSID | Nezbytná | Udržuje přihlášení a rozpracovanou přihlášku | 14 dní |
| _nss | Nezbytná | Ochrana formulářů proti odeslání z cizí stránky | Do zavření prohlížeče |
| domecek_consent | Nezbytná | Vaše volba v cookie liště; obsahuje náhodný identifikátor souhlasu | 1 rok |
Návštěvnost webu měříme sami a bez cookies. Nepoužíváme Google Analytics ani jiný externí měřicí nástroj. IP adresu návštěvníka neukládáme – převádíme ji na nezpětný denní otisk, který slouží pouze k odlišení návštěv v rámci jednoho dne a další den už stejnému zařízení neodpovídá. Jednotlivá zobrazení mažeme po 90 dnech, dál pracujeme jen s anonymními denními souhrny.
5. Komu se údaje dostanou
Údaje z přihlášek a účtů nepředáváme třetím stranám s výjimkou případů vyžadovaných zákonem (například zřizovateli nebo kontrolním orgánům v rozsahu jejich oprávnění). Nepoužíváme je k reklamě a neprodáváme je.
Na provozu webu se podílejí:
- poskytovatel webhostingu – na jeho serverech v Evropské unii web i databáze běží,
- poskytovatel e-mailové služby, přes kterou odcházejí zprávy a přihlašovací kódy.
Web dále načítá písma, ikony, ilustrační fotografie a mapové podklady z externích služeb (Google Fonts, jsDelivr, Cloudflare, Unsplash a OpenStreetMap). Tyto služby do vašeho prohlížeče neukládají cookies, technicky se jim ale při načtení stránky odešle IP adresa vašeho zařízení.
6. Jak dlouho údaje uchováváme
| Údaj | Doba uchování |
|---|---|
| Údaje o zdravotním stavu (alergie, léky, pojišťovna, omezení) | odstraňujeme 6 měsíců po skončení činnosti, které se týkaly |
| Kontaktní údaje osob, které se dlouho nepřihlásily na žádnou činnost | 3 roky od poslední aktivity |
| Přihlášky, platby a účetní doklady | 10 let (zákonná lhůta pro účetnictví) |
| Školní matrika | po dobu stanovenou právními předpisy a spisovým řádem |
| Záznamy o přihlašování do účtu (včetně IP adresy) | 12 měsíců |
| Záznam o souhlasu s cookies | 1 rok |
| Jednotlivá zobrazení stránek | 90 dní, poté zůstávají jen anonymní souhrny |
Mazání a anonymizaci po uplynutí lhůt provádí systém automaticky.
7. Zabezpečení
Web běží na zabezpečeném připojení (HTTPS). Rodné číslo je v databázi šifrované. Do administrace se dostanou pouze pověření pracovníci a rozsah toho, co kdo vidí, je nastavený podle role – vedoucí kroužku například vidí pouze účastníky svých vlastních činností. Databáze i soubory se každou noc zálohují.
8. Vaše práva
Máte právo na přístup ke svým osobním údajům, jejich opravu nebo výmaz, na omezení zpracování, na přenositelnost údajů a právo vznést námitku proti zpracování z oprávněného zájmu. Kde je základem souhlas, můžete ho kdykoli odvolat.
Část údajů si můžete opravit sami v sekci Můj Domeček. Ostatní žádosti vyřídíme na adrese recepce@domecekhorovice.cz nebo písemně na adrese sídla správce.
Právo na výmaz se neuplatní tam, kde nám uchování ukládá zákon – typicky u školní matriky a účetních dokladů.
Máte rovněž právo podat stížnost u dozorového úřadu – Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz.
9. Kontakt na správce
SVČ – DOMEČEK HOŘOVICE
Vrbnovská 28, 268 01 Hořovice
E-mail: recepce@domecekhorovice.cz
Tel.: 311 512 223